Monitoring pracowników - jakich zasad przestrzegać?

Coraz więcej pracodawców wprowadza monitoring w miejscu pracy. Jednak przepisów w tej materii brak. Czy działania takie są zatem legalne?

Kontrola pracowników, w szczególności poprzez monitoring ich miejsca pracy, nie została w żaden sposób (do tej pory) uregulowana w przepisach prawa pracy. Nie znaczy to jeszcze jednak, że jest niedozwolona. Zanim jednak zakupisz kamery CCTV jest kilka rzeczy, które powinieneś wiedzieć z prawnego punktu widzenia.

Po pierwsze, Twoi pracownicy powinni być poinformowani o fakcie zamontowania urządzeń monitorujących i o celu, w którym to zostało zrobione. Postanowienie tego dotyczące może więc znaleźć się np. w regulaminie pracy. Jeżeli jednak nie chcesz wprowadzać nowej klauzuli do regulaminu lub zatrudniasz mniej niż 20 pracowników i po prostu nie masz obowiązku jego wprowadzenia – są inne sposoby.

Stosowanie monitoringu nie musi – wbrew powszechnym opiniom – być zastrzeżone w regulaminie pracy. Możesz bowiem przekazać informację o stosowaniu monitoringu każdemu pracownikowi z osobna, na piśmie, pod którym potwierdzi on fakt otrzymania takiej informacji.

Co więcej, nawet, gdy wprowadziłeś do regulaminu pracy klauzule dotyczące monitoringu – warto byłoby przekazać również pracownikom, w sposób wskazany powyżej, informacje o monitorowaniu, a to z tego względu, że informacje odnoszące się do przetwarzania danych osobowych powinny być, co do zasady, bezpośrednio przekazane osobie, której dane dotyczą. Ze względu zaś na brak regulacji w tym zakresie, bezpieczniej będzie dodatkowo poinformować swoich pracowników na piśmie.

Druga sprawa to cel stosowania monitoringu, który musi w odpowiedni sposób uzasadniać jego zastosowanie i jednocześnie być wskazany w piśmie informującym. Celem wprowadzenia takiej kontroli nie może być jednak sprawdzanie jakości pracy pracowników. Można to zrobić w celu np. zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa czy ograniczenia zjawiska kradzieży.

Z opinii Państwowej Inspekcji Pracy wynika bowiem, że:

Monitorowanie pracowników za pomocą kamer w celu sprawdzenia jakości i ilości wykonywanej przez nich pracy powinno być co do zasady niedopuszczalne w przeciwieństwie do monitorowania dla celów bezpieczeństwa.

Opinię w tej sprawie przedstawiło również Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej stwierdzając, że:

Monitoring pracowników jest całkowicie zgodny z prawem, o ile nie godzi w dobra osobiste pracobiorców oraz nie narusza ich prywatności.

Kolejna kwestia to proporcjonalność zastosowanego środka do celu. Ze względu na wymóg proporcjonalności nie możesz zainstalować kamer, np. w łazienkach, w szatniach, prywatnych gabinetach czy pomieszczeniach socjalnych – pracownicy nie świadczą tam pracy, a kamery będą naruszały ich prawo do prywatności, mogą również naruszyć ich godność i inne dobra osobiste, których nakaz poszanowania wynika z przepisu art. 11¹ KP.

Następny problem – to przetwarzanie danych uzyskanych w ten sposób. Żeby można było przetwarzać zgromadzone dane konieczne będzie spełnienie dwóch dodatkowych przesłanek – poinformowane pracowników o kwestiach, o których mowa w art. 25 ustawy o ochronie danych osobowych (co można zrobić w informacji o monitoringu) oraz zadbanie o odpowiednie zabezpieczenie danych. Nie ma jednak obowiązku rejestracyjnego.

Dlaczego możliwość przetwarzania danych jest ważna? Dopiero, jeżeli zostaną spełnione wszystkie wymogi będzie można skorzystać z nagrań, jako np. dowodu w sprawach pracowniczych. Jeżeli bowiem monitoring był nieuzasadniony i stosowany przy użyciu metod, do których pracodawca był nieuprawniony (takich jak nagrywanie bez wiedzy pracowników), taki dowód może zostać uznany za niedopuszczalny.

W odniesieniu zaś do konsekwencji ewentualnych naruszeń, PIP ma ograniczone pole działania. Może to być jednak przedmiotem kontroli GIODO w zakresie zebranych danych osobowych. Dodatkowo pracownicy (lub ich związku zawodowe) mogą wystąpić z pozwem związanym z naruszeniem ich dóbr osobistych.

Warto więc, abyś wprowadzając monitoring pamiętał o przedstawionych powyżej zasadach.

Monitoring pracowników - jakich zasad przestrzegać?

Chcesz otrzymywać najnowsze informacje? Zapisz się do newslettera!